x Bạn thuộc các đơn vị Forwarder (FWD), Sales Logistics, Đơn vị vận chuyển,…đã và đang gặp phải Trouble khó gỡ rối trong logistics?
x Sales Logistics thực sự quan tâm và muốn biết các Trouble thường gặp là gì, đặc điểm ra sao và xử trí thế nào trong từng trường hợp cụ thể?
x Bạn muốn tìm hiểu cách quản trị rủi ro để tránh Trouble thông qua một vài ví dụ thực tế và hướng xử lý tốt nhất cho Forwarder, Sales,…?
Để hiểu rõ thuật ngữ Trouble trong logistics là gì, hãy cùng Proship.vn chúng tôi cập nhật nhanh kiến thức chia sẻ dưới đây để biết được nguyên nhân và giải pháp xử trí Trouble trong một số tình huống mà Sales Logistics thường gặp phải.
Trouble trong logistics là gì, đặc điểm ra sao?
Trouble trong logistics là gì? Trouble tiếng Việt là Rắc rối – những rắc rối thường gặp trong lĩnh vực logistics. Với nghề Forwarder đôi khi khá áp lực cho Sales bởi nếu không may sẽ gặp nhiều phát sinh như: hun trùng pallet, hàng bị trả lại do chưa kiểm dịch, tàu delay, nhãn mác không đúng, hư hỏng, đổ vỡ hàng do đóng gói không đúng cách, chuyển tải rớt hàng lại ở nuớc khác,…
Nguyên nhân khách quan, chủ quan gây Trouble trong logistics và giải pháp xử lý
Nguyên nhân gây Trouble trong logistics là gì? Proship sẽ chỉ ra nguyên nhân khách quan, chủ quan sau:
Một số lý do khách quan và giải pháp xử lý
Nguyên nhân: Hàng LCL dễ bị hư hỏng
* Giải pháp: Yêu cầu đóng kiện chắc chắn mới nhận hàng, nếu khách không đồng ý đóng kiện cần thống nhất điều khoản cụ thể trong hợp đồng dịch vụ.
Nguyên nhân: Xe/tàu bị tai nạn, mất hàng hoặc thiệt hại lo lý do khách quan
* Giải pháp: Tư vấn khách nên mua bảo hiểm hàng hóa với lô hàng giá trị lớn hoạc tàu chạy dài ngày.
Nguyên nhân: Các lô hàng term EXW, FOB, FCA cần lưu ý thời gian DEM, DET tại đầu xuất khẩu tránh phát sinh kiểm hóa dẫn đến trượt tàu phát sinh lưu cont, lưu bãi.
* Giải pháp: Các sales mới thường ít quan tâm đến DEM, DET tại đầu xuất khẩu nên cần khắc phục điều này.
Nguyên nhân: Vấn đề phát sinh hỏng container
* Giải pháp: Cần yêu cầu shipper, consignee cung cấp ảnh sàn cont khi đóng, nhận hàng để phòng trường hợp phát sinh về sau.
Một số lý do chủ quan và giải pháp xử lý
Nguyên nhân: Báo giá thiếu chi phí sau khi chốt với khách thì khách không trả thêm phần thiếu, chi phí phát sinh.
* Giải pháp: Hiểu rõ quy trình xử lý một lô hàng với các điều kiện Incoterm tương ứng. Mỗi công đoạn nên list mọi chi phí phát sinh theo thứ tự công việc, Sales mới có thể nhờ Leader support kiểm tra lại để gửi khách.
Nguyên nhân: Với những chuyến tàu chạy dài ngày sẽ có 2 service, tàu direct và tàu transit, cước cũng khác nhau nhưng sales chọn giá thấp hơn để báo cho khách mà không lưu ý rủi ro hàng bị delay ở cảng chuyển tải do hàng tàu ưu tiên những account có sản lượng lớn.
* Giải pháp: Luôn cập nhật nhiều lựa chọn cho khách, đưa ra phát sinh có thể có với mỗi lựa chọn, giá rẻ đồng nghĩa với Service không tốt bằng giá cao. Khi đã thông báo cho khách đủ thông tin, quyền quyết định và trách nhiệm khách phải chịu (nếu có phát sinh).
Nguyên nhân: Không note phí phát sinh bất thường trong báo giá trước (chi phí tham vấn giá, nợ chứng từ, lưu bãi, lưu cont, đường cấm,…).
* Giải pháp: Cần nắm mọi vấn đề phát sinh khi làm thủ tục HQ để tư vấn trước cho khách. Đợi khách đồng ý mới chi tiền chứ không báo trước thì khách có thể không đồng ý hoặc đồng ý nhưng không vui vẻ (không có lợi cho quan hệ hợp tác sau này).
Nguyên nhân: HS code không phù hợp – Khách cung cấp thông tin thiếu hoặc không chính xác dẫn đến tư vấn sai HS code so với thực tế hàng hóa, Hải quan yêu cầu đổi HS code dẫn đến tăng thuế/bác CO.
* Giải pháp: Tư vấn đúng HS code theo thông tin khách cung cấp, thông báo cho khách cung cấp chính xác thông số, mô tả hàng hóa, xây dựng phương án hải quan (tên hàng tiếng Việt, HS code, thuế nhập khẩu, thuế VAT) gửi cho khách để Confirm. Lưu ý với khách về rủi ro hải quan có thể yêu cầu thay đổi HS code, chuẩn bị đủ tài liệu Catalogue để chứng minh HS code của mình là đúng.
Nguyên nhân: Sai chứng từ – Cách nhanh nhất để xử lý thủ tục hải quan là chuẩn bị Bộ chứng từ chuẩn để nộp cho hải quan. Sai chứng từ sẽ mất thời gian xử lý và đôi khi là cả chi phí để xử lý.
* Giải pháp: Kiểm tra mọi chứng từ, đảm bảo đồng bộ thống nhất giữa các chứng từ và thực tế hàng hóa.
Nguyên nhân: Thất lạc chứng từ gửi khách – Vấn đề này rất cần thiết khi một số khách hàng yêu cầu nhận chứng từ hóa đơn mới thanh toán.
* Giải pháp: Scan/chụp ảnh toàn bộ chứng từ và gửi Email cho khách. Tracking người nhận trên hệ thống của CPN để Confirm với khách đã nhận được chứng từ hay chưa.
Ví dụ thực tế về Trouble trong logistics và hướng xử lý
* Ví dụ: Công ty xxx Logistics xuất khẩu 5 Container hàng quần áo, may mặc, giày dép,…từ Cảng Cát Lái – cảng Cảng Los Angeles, Mỹ. Phải lên tàu xxx123 vào ngày 14/03/2025. Tuy nhiên, thực tế lô hàng này không lên tàu được do nhân viên hãng tàu quên bốc hàng lên tàu.
Gợi ý giải pháp, hướng xử trí cho Sales Logistics:
Bước 1:
Sales cần bình tĩnh tìm ra nguyên nhân tại sao lô hàng không lên được tàu. Nguyên nhân ở đây do nhân viên của cảng quên không bốc hàng lên tàu.
Bước 2:
Tình huống gặp phải là hàng không lên được tàu, đồng nghĩa với việc Công ty xxx Logistics không giao hàng đúng ngày dự kiến cho đối tác. Và bên đối tác lại rất khó tính, không chấp nhận hàng bị delay.
Bước 3:
Sau khi biết nguyên nhân, cần đưa ra hướng giải quyết nhanh hợp lý và tiết kiệm chi phí nhất:
- Booking một chuyến tàu mới nhất để đưa lô hàng lên;
- Yêu cầu phía tàu gửi thư xin lỗi nêu rõ nguyên nhân;
- Thông báo cho khách lô hàng đến chậm mấy ngày, nêu rõ nguyên nhân chậm trễ, đồng thời xin lỗi và gửi kèm thư xin lỗi của hãng tàu tới đối tác.
Bước 4:
Sau khi xử lý xong với đối tác, Sales cần nhìn lại tổng thể sự việc trên một cách chính xác nhất về sai phạm do bộ phận nào.
Nguyên nhân sai sót ở đây là do nhân viên hãng tàu chịu trách nhiệm lớn nhất, nhưng nhân viên theo sát quá trình vận chuyển cũng đã không kiểm tra lô hàng cẩn thận tại cảng. Nhân viên cũng chưa cập nhập tình hình lô hàng một cách nhanh chóng, chuẩn xác.
Bước 5:
Từ đó, các đơn vị Forwarder (FWD) cần phải lưu ý cho những lô hàng sau, các nhân viên Sales Logistics phải quan sát tình hình lô hàng cẩn thận hơn, phải liên tục cập nhật thông tin lô hàng, yêu cầu hãng tàu thông báo là hàng đã lên tàu hay chưa hoặc xác nhận của hãng tàu là lô hàng đã được lên tàu để đảm bảo hàng đi đúng kế hoạch, không bị delay,…
Trouble trong logistics là gì cùng nguyên nhân, ví dụ kèm giải pháp xử lý,…là những kiến thức mà các Sales, Forwarder cần nắm để áp dụng vào thực tế. Proship Logistics chúng tôi tự hào là đơn vị chuyên cung cấp các Giải pháp vận chuyển Đa phương thức, tư vấn thủ tục XNK – Logistics, cho thuê kho ngoại quan Bonded Warehouse giá rẻ,…liên hệ 0909 344 247 để được tư vấn trực tiếp các dịch vụ bạn quan tâm.
