x Doanh nghiệp bạn đang gặp vấn đề về số liệu tồn kho không khớp thực tế, mất nhiều thời gian kiểm kê, thường xuyên bị thiếu/thừa hàng, hay không thể tìm được hàng nhanh chóng và cần dùng phần mềm quản kho?
x Doanh nghiệp bạn đang cần giải quyết các vấn đề về tối ưu hóa không gian lưu trữ và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả?
x Bạn muốn tìm hiểu về thực trạng, khó khăn khi quản kho thủ công và lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho bãi?
Cùng Proship.vn chúng tôi cập nhật Top các phần mềm quản lý kho bãi tốt nhất mang tới hiệu quả quản kho như mong đợi dành cho các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ,…thay thế cho cách quản kho thủ công trước đây. Đồng thời, bạn cũng sẽ biết được lý do tại sao nên ưu tiên sử dụng các phần mềm quản kho này.
Thực trạng khó khăn khi quản lý kho thủ công
Kho bãi (Warehouse) tuy đóng vai trò thiết yếu, nhiều doanh nghiệp (như SME) vẫn duy trì phương pháp quản lý thủ công (sổ sách, Excel), dẫn đến hàng loạt vấn đề nghiêm trọng như:
Thiếu chính xác và sai lệch số liệu
Về vấn đề thiếu tính chính xác và sai lệch số liệu:
- Sai sót trong kiểm kê: Việc đếm và ghi chép hàng chục, hàng trăm mã hàng (SKU) bằng tay rất dễ xảy ra nhầm lẫn, đặc biệt khi kho có nhiều lô hàng/hạn sử dụng khác nhau.
- Dữ liệu không đồng bộ: Nhân viên kho nhập liệu bằng tay lên Excel thường có độ trễ. Khi Kế toán hoặc Bộ phận Bán hàng kiểm tra, số liệu thực tế đã thay đổi. Điều này dẫn đến tình trạng “hàng có trên sổ nhưng không có trong kho” hoặc ngược lại.
- Khó khăn trong truy xuất: Khi cần biết một lô hàng cụ thể đang ở vị trí nào, nhân viên phải mất hàng giờ tra cứu sổ sách hoặc đi tìm trong kho, làm chậm trễ cả quy trình.
Thất thoát, lãng phí và chi phí vận hành cao
Về vấn đề thất thoát, lãng phí và chi phí vận hành cao:
- Lãng phí do tồn đọng vốn: Không có hệ thống cảnh báo tự động, doanh nghiệp thường xuyên bị tồn kho quá lâu đối với hàng bán chậm hoặc bỏ lỡ cơ hội bán hàng do không kịp nhập thêm hàng bán chạy.
- Tốn kém nhân lực và thời gian: Mỗi lần kiểm kê toàn bộ kho (cuối tháng/cuối quý) phải huy động nhiều nhân viên, ngốn thời gian làm việc và chi phí nhân sự, ảnh hưởng hoạt động kinh doanh.
- Thất thoát không kiểm soát: Kho thủ công dễ bị gian lận hoặc mất mát không rõ nguyên nhân. Việc đối chiếu chậm trễ khiến doanh nghiệp khó truy vết được sự chênh lệch.
Hạn chế khả năng mở rộng
Phương pháp thủ công không thể đáp ứng được khi doanh nghiệp tăng trưởng, số lượng mã hàng tăng lên, hoặc khi mở thêm nhiều chi nhánh/kho bãi. Việc quản lý sẽ trở nên quá tải và hỗn loạn, kìm hãm sự phát triển của Công ty.
Top 8 phần mềm quản lý kho bãi hiệu quả, tốt nhất hiện nay
Top 8 phần mềm quản lý kho bãi mà các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng:
4 phần mềm quản kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), bán lẻ và E-commerce
Các phần mềm này thường dễ sử dụng, chi phí hợp lý và tập trung vào nghiệp vụ bán hàng kiêm quản lý tồn kho:
1. KiotViet
Là một trong những phần mềm quản lý bán hàng và kho phổ biến nhất tại Việt Nam. Điểm mạnh là giao diện thân thiện, dễ dùng cho người mới, chi phí phải chăng, rất mạnh về quản lý chuỗi cửa hàng và tồn kho theo thời gian thực.
2. MISA eShop/AMIS
Được phát triển bởi Công ty phần mềm kế toán MISA, các giải pháp này đặc biệt phù hợp nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu tích hợp chặt chẽ giữa quản lý kho và hệ thống kế toán – tài chính.
3. Sapo POS
Giải pháp mạnh mẽ cho các doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử. Nó nổi bật với khả năng quản lý đa kênh (bán hàng tại cửa hàng, trên website, và các sàn thương mại điện tử) và đồng bộ tồn kho tự động. Sapo cũng cung cấp các tính năng cảnh báo tồn kho thông minh.
4. Zoho Inventory
Là một lựa chọn quốc tế tốt, được biết đến với khả năng quản lý đa kênh bán hàng và tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho (như CRM, Kế toán). Rất phù hợp với các SME đang mở rộng.
4 phần mềm quản kho cho doanh nghiệp lớn, sản xuất và logistics (WMS/ERP)
Các hệ thống này cung cấp các chức năng chuyên sâu về kho bãi (WMS) và thường là một phần của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):
1. Odoo ERP (Phân hệ Inventory)
Odoo là một hệ thống ERP toàn diện, có phân hệ quản lý kho rất mạnh mẽ và linh hoạt. Nó hỗ trợ các nghiệp vụ phức tạp như quản lý vị trí, truy xuất nguồn gốc (Lot/Serial Number), và các chiến lược lấy hàng nâng cao (FIFO, LIFO). Phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tùy chỉnh cao và tích hợp mọi phòng ban.
2. SAP Warehouse Management (hoặc EWM)
Giải pháp của SAP là tiêu chuẩn vàng cho các doanh nghiệp sản xuất và logistics quy mô lớn với các quy trình phức tạp. Hệ thống này cung cấp khả năng tự động hóa cao và quản lý kho chuyên sâu.
3. Oracle NetSuite WMS
Là giải pháp quản lý kho trên nền tảng đám mây hàng đầu thế giới. NetSuite cung cấp các công cụ tối ưu hóa quy trình kho bãi, từ khâu nhận hàng, lưu trữ đến quản lý giao hàng, rất phù hợp với các tập đoàn và chuỗi cung ứng lớn.
4. Fishbowl Inventory
Phần mềm này thường được sử dụng để nâng cao khả năng quản lý kho cho các phần mềm kế toán phổ biến (như QuickBooks) trong các doanh nghiệp sản xuất và phân phối quy mô vừa.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho?
Nên sử dụng phần mềm quản lý kho bãi (WMS – Warehouse Management System), chính bởi:
Tăng độ chính xác và giảm sai xót
- Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Phần mềm tự động cập nhật số lượng hàng hóa ngay khi có giao dịch nhập/xuất, giúp bạn biết chính xác có gì, ở đâu và bao nhiêu, loại bỏ tình trạng sai lệch số liệu so với sổ sách thủ công.
- Truy xuất nguồn gốc (Traceability): Dễ theo dõi lịch sử và vị trí của từng lô hàng, số Serial hoặc hạn sử dụng (Lot/Expiry Date), rất quan trọng đối với các ngành hàng nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm.
- Giảm thiểu lỗi nhân sự: Việc sử dụng mã vạch (Barcode)/mã QR và các thiết bị quét giúp quá trình nhập, xuất, và kiểm kê nhanh chính xác.
Nâng cao hiệu suất vận hành
Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Việc biết chính xác vị trí hàng hóa giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, đóng gói và xuất hàng, từ đó tăng tốc độ giao hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Hỗ trợ ra quyết định thông minh: Cung cấp các báo cáo tự động, trực quan (theo ngày, tuần, tháng) về:
- Hàng bán chạy, hàng tồn đọng;
- Tốc độ luân chuyển hàng hóa;
- Giá trị tồn kho hiện tại;
- Nhờ đó, quản lý có cơ sở dữ liệu vững chắc để lập kế hoạch mua hàng, sản xuất và khuyến mãi.
Quản lý đa kho/đa chi nhánh: Phần mềm cho phép bạn kiểm soát tập trung dữ liệu tồn kho của nhiều địa điểm cùng lúc, tạo sự đồng bộ và linh hoạt khi điều chuyển hàng hóa.
Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa vốn
Giảm chi phí tồn kho (Inventory Cost): Hệ thống cung cấp cảnh báo hàng tồn kho tối thiểu/tối đa, giúp bạn đặt hàng đúng lúc, tránh tình trạng:
- Thừa hàng (Overstocking): Giảm chi phí lưu kho, bảo quản và rủi ro hàng hết hạn, lỗi thời.
- Thiếu hàng (Stock-out): Đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng đơn đặt hàng, tránh mất doanh thu.
Tối ưu hóa không gian kho: Phần mềm có thể gợi ý vị trí lưu trữ thông minh dựa trên tần suất luân chuyển (FIFO/LIFO), giúp nhân viên tìm kiếm và sắp xếp hàng hóa nhanh hơn, tận dụng tối đa diện tích kho bãi.
Tiết kiệm nhân lực: Tự động hóa nhiều quy trình (như kiểm đếm, báo cáo) giúp nhân viên kho làm việc hiệu quả hơn, giảm bớt nhu cầu thuê thêm người.
Proship đã liệt kê Top các phần mềm quản lý kho bãi tốt nhất dành cho các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ có thể cân nhắc áp dụng để quá trình quản lý kho đạt hiệu quả cao. Liên hệ ngay 0939 999 247 để được tư vấn các giải pháp vận chuyển và thuê kho thường, cho thuê kho ngoại quan giá rẻ tốt nhất chỉ có tại Proship Logistics.
