x Các doanh nghiệp có lô hàng chuẩn bị khai báo hải quan và cần cập nhật các lỗi thường gặp khiến hàng hóa bị trễ, trì hoãn việc thông quan gây tốn chi phí, cụ thể là gì?
x Bạn cần cập nhật về tình trạng chậm trễ thông quan hàng hóa xuất khẩu sang nước ngoài hiện nay ra sao?
x Bạn muốn biết đâu là giải pháp giúp hạn chế tình trạng hàng bị trễ thông quan, tốn chi phí phát sinh trong KBHQ tại các cửa khẩu?
Cùng Proship.vn tìm hiểu xem đâu là các lỗi thường gặp khiến hàng bị trễ thông quan và phát sinh chi phí trong quá trình khai hải quan. Đồng thời qua đây, Proship Logistics cũng cập nhật tổng quan về tình trạng chậm trễ trong quá trình thông quan hàng hóa cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu kịp thời ghi nhận.
Tình trạng chậm trễ trong thông quan hàng hóa tại cửa khẩu
Hàng hóa được lưu thông đi nước ngoài thì việc thông quan hàng hóa là rất quan trọng. Đây là bước đảm bảo hàng được đến tay người nhận hay người tiêu dùng. Song khi thông quan hàng hóa xảy ra tình trạng chậm trễ, các doanh nghiệp gửi hàng đi có thể bị hao tốn chi phí, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
Các doanh nghiệp tăng thêm chi phí khi thông quan hàng hóa vì doanh nghiệp phải gánh chịu thêm chi phí phát sinh gồm: Chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển tạm thời,…
Hơn nữa, việc chậm trễ sẽ khiến khách hàng phải đợi lâu hơn để nhận được hàng hóa, dẫn đến giảm sự hài lòng của khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Ngoài ra, việc giao hàng không đúng hẹn hoặc trễ có thể làm mất lòng tin hay uy tín từ người nhận hàng, từ đó làm ảnh hưởng danh tiếng Công ty.
Các lỗi khiến trễ thông quan và tăng chi phí thường gặp nhất
Trong quá trình hai báo hải quan sẽ có các lỗi thường gặp gây trễ hạn thông quan hàng hóa và kéo theo chi phí phát sinh như:
Thiếu hoặc sai xót hồ sơ, chứng từ
Mỗi loại hàng hóa và mỗi quốc gia có những yêu cầu về hồ sơ khác nhau:
- Thiếu giấy phép, chứng nhận:
Nhiều mặt hàng đặc thù như dược phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế, hóa chất, động thực vật,…yêu cầu giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (như công bố hợp quy, hợp chuẩn). Nếu không có hoặc không hợp lệ, hàng sẽ bị giữ lại.
- Sai sót thông tin trên chứng từ:
Các lỗi chính tả, sai số liệu, không khớp thông tin giữa các chứng từ (ví dụ: hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói) có thể dẫn đến việc hải quan yêu cầu điều chỉnh, thậm chí phạt hành chính.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) không chi tiết:
Thiếu thông tin về mô tả hàng hóa, mã HS code, số lượng, trọng lượng, giá trị, nguồn gốc xuất xứ có thể khiến hải quan không xác định được chính xác hàng hóa, dẫn đến kiểm tra thực tế và kéo dài thời gian.
- Không có vận đơn gốc:
Trong một số trường hợp, đặc biệt là với vận đơn đường biển (Bill of Lading), việc không có vận đơn gốc hoặc bản phát hành điện tử (telex release) kịp thời sẽ khiến hàng hóa không được phép lấy ra khỏi cảng.
Khai báo hải quan sai hoặc không chính xác
Khai báo sai thông tin có thể dẫn đến phạt và kiểm tra gắt gao hơn:
- Khai sai mã HS code:
Mã HS (Harmonized System) là mã phân loại hàng hóa quốc tế. Khai sai mã HS có thể dẫn đến việc áp sai thuế suất nhập khẩu/xuất khẩu, áp sai chính sách mặt hàng (như hàng phải có giấy phép mà khai không cần), hoặc bị phạt hành chính.
- Khai sai trị giá hải quan:
Khai thấp giá trị hàng hóa để trốn thuế là hành vi gian lận. Nếu phát hiện, doanh nghiệp sẽ bị phạt nặng, truy thu thuế và hàng hóa có thể bị giữ lại để định giá lại.
- Khai sai tên hàng, quy cách, số lượng:
Các sai sót này có thể khiến hải quan nghi ngờ về tính minh bạch của lô hàng, dẫn đến kiểm tra thực tế.
Không am hiểu quy định pháp luật và chính sách hải quan
Luật pháp và chính sách hải quan thường xuyên thay đổi và phức tạp. Việc không cập nhật hoặc không hiểu rõ có thể gây ra nhiều vấn đề:
- Thiếu kiến thức về các Hiệp định thương mại tự do (FTA):
Không tận dụng các ưu đãi thuế quan từ các FTA do không hiểu rõ quy tắc xuất xứ (Certificate of Origin – CO) hoặc các yêu cầu cụ thể khác.
- Không nắm rõ quy định về hàng cấm, hạn chế nhập khẩu/xuất khẩu:
Một số mặt hàng bị cấm hoặc yêu cầu điều kiện nghiêm ngặt để nhập khẩu/xuất khẩu. Việc không nắm rõ có thể dẫn đến hàng hóa bị tịch thu hoặc phải tái xuất.
- Không nắm rõ các quy định về kiểm tra chuyên ngành:
Nhiều loại hàng hóa yêu cầu kiểm tra của các bộ ngành chuyên môn (y tế, nông nghiệp, môi trường…). Việc không chủ động làm các thủ tục này từ sớm làm chậm quá trình thông quan.
Chọn đối tác vận tải và đại lý hải quan không uy tín
Chất lượng dịch vụ của đối tác đóng vai trò quan trọng trong việc thông quan nhanh chóng:
- Hãng tàu/hàng không chậm trễ trong việc cung cấp chứng từ:
Nếu hãng tàu hoặc hàng không chậm trễ trong việc gửi chứng từ cần thiết (Arrival Notice, Bill of Lading, Air Waybill) cho người nhận hoặc đại lý, quá trình chuẩn bị hồ sơ sẽ bị trì hoãn.
- Đại lý hải quan thiếu kinh nghiệm hoặc không chuyên nghiệp:
Một đại lý không nắm rõ quy trình, không cập nhật quy định mới, hoặc làm việc thiếu trách nhiệm có thể dẫn đến sai sót, kéo dài thời gian thông quan và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Chi phí phát sinh không mong muốn
Các lỗi trên thường dẫn đến những khoản phí không dự kiến.
- Phí lưu kho, lưu bãi (Demurrage, Detention, Storage):
Nếu hàng hóa bị giữ lại tại cảng/kho quá thời gian miễn phí cho phép, doanh nghiệp sẽ phải trả phí lưu kho, lưu bãi rất cao.
- Phạt vi phạm hành chính:
Các lỗi về khai báo sai, thiếu giấy phép có thể bị phạt hành chính theo quy định của pháp luật.
- Phí kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành:
Khi hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hoặc kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp phải trả phí cho các dịch vụ này.
- Phí sửa đổi chứng từ:
Khi có sai sót trên chứng từ, việc yêu cầu sửa đổi thường đi kèm với các khoản phí từ hãng vận chuyển hoặc các bên liên quan.
Giải pháp hạn chế tình trạng lô hàng bị trễ thông quan hoặc tốn chi phí
Để tránh tình trạng chậm thông quan, doanh nghiệp cần:
- Chuẩn bị đầy đủ và chính xác chứng từ, khai báo thông tin trung thực, rõ ràng và đầy đủ;
- Chọn Đơn vị vận chuyển uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực thông quan hàng hóa;
- Nắm vững các quy định hải quan và tuân thủ nghiêm ngặt;
- Chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng cho các tình huống bất khả kháng;
- Theo dõi chặt chẽ quá trình vận chuyển và thông quan hàng hóa;
- Lưu ý kiểm tra kỹ các yếu tố kỹ thuật, đảm bảo hàng hóa được đóng gói, bảo quản đúng cách;
Proship Logistics chúng tôi đã liệt kê các lỗi thường gặp khiến bị trễ thông quan hoặc tốn chi phí phát sinh không mong muốn trong khai báo hải quan để các chủ hàng, các doanh nghiệp có phương án dự trù, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ, nắm rõ các chính sách hải quan. Nếu có nhu cầu khai hải quan, khai thuê hải quan, ủy thác xuất nhập khẩu,…liên hệ ngay 0909 344 247 để được tư vấn và báo giá dịch vụ tốt nhất.
