x Bạn là dân trong ngành cần trang bị các kỹ năng mềm để đối phó với “mùa kẹt hàng” trong logistics?
x Hay bạn mới vào ngành, chưa hiểu rõ như thế nào thì được gọi là “mùa kẹt hàng” trong logistics?
x Và bạn thắc mắc ngoài kỹ năng mềm có cần lưu ý gì không để vượt qua thời điểm nhạy cảm này trong logistics dễ dàng?
Cùng Proship.vn tìm hiểu xem các kỹ năng mềm cần có trong ngành logistics để có thể sống sót qua mùa “kẹt hàng” là gì. Cùng với đó là một vài lưu ý quan trọng mà dân trong ngành không nên bỏ qua cũng sẽ được liệt kê trong khuôn khổ bài viết này nhé.
Mùa kẹt hàng trong logistics: Khái niệm, nguyên nhân và hậu quả
Cùng khám phá xem “mùa kẹt hàng” trong logistics là gì, nguyên nhân do đâu và hậu quả là gì sau đây:
“Mùa kẹt hàng” trong logistics là gì?
“Mùa kẹt hàng” được hiểu như là giai đoạn hệ thống logistics bị quá tải do nhu cầu vận chuyển tăng đột biến, dẫn đến hàng hóa bị ùn ứ, chậm trễ.
Nguyên nhân “kẹt hàng” trong logistics
Nguyên nhân chính gây “kẹt hàng” trong logistics là:
- Tính mùa vụ: Các dịp lễ lớn (Tết, Giáng sinh) hoặc các đợt khuyến mãi (Black Friday, 11.11);
- Tắc nghẽn hạ tầng: Cảng biển, sân bay, cửa khẩu, hoặc đường sá quá tải;
- Thiếu hụt nguồn lực: Không đủ xe, kho bãi, hoặc nhân viên để xử lý lượng hàng lớn;
- Sự cố bất khả kháng: Thiên tai, dịch bệnh, hoặc lỗi chứng từ hải quan.
Hậu quả “kẹt hàng” trong logistics
Hậu quả của “kẹt hàng” trong logistics là:
- Tăng chi phí: Cước phí vận chuyển và lưu kho tăng cao;
- Hư hỏng hàng hóa: Hàng tồn đọng lâu có thể bị giảm chất lượng;
- Chậm trễ giao hàng: Ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu.
Trong bối cảnh mùa cao điểm, kẹt hàng là một vấn đề thường gặp trong logistics. Để đối phó, các kỹ năng mềm cần có trong ngành như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian và khả năng thích ứng là vô cùng quan trọng.
Kỹ năng mềm trong logistics giúp sống sót qua mùa “kẹt hàng”
Dưới đây là các kỹ năng mềm cần có trong ngành giúp đối phó với tình trạng “kẹt hàng” trong logistics:
Kỹ năng lập kế hoạch và dự báo
Là yếu tố tiên quyết. “Kẹt hàng” thường xảy ra khi lượng đơn hàng tăng đột biến, vượt quá khả năng xử lý của hệ thống.
- Dự báo nhu cầu:
Sử dụng dữ liệu từ các năm trước, phân tích xu hướng thị trường để dự đoán chính xác lượng hàng sẽ tăng trong mùa cao điểm.
- Lập kế hoạch trước:
Dựa vào số liệu dự báo để chuẩn bị từ sớm. Kế hoạch này bao gồm việc thuê thêm nhân sự tạm thời, bố trí lại không gian kho bãi và đàm phán trước với các đối tác vận chuyển để đảm bảo có đủ phương tiện.
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán hiệu quả
Trong mùa cao điểm, bạn phải giao tiếp liên tục với nhiều bên:
- Thông tin rõ ràng, minh bạch:
Liên tục cập nhật tình hình với khách hàng, đối tác và các bộ phận liên quan. Việc này giúp mọi người hiểu được khó khăn chung và giảm bớt căng thẳng.
- Đàm phán khéo léo:
Khi giá cước vận tải tăng cao hoặc có tranh chấp, kỹ năng đàm phán giúp bạn tìm được tiếng nói chung, giữ vững mối quan hệ với đối tác và không làm ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Kỹ năng giải quyết vấn đề linh hoạt
Khi “kẹt hàng”, các vấn đề phát sinh sẽ dồn dập cần có:
- Tư duy phản ứng nhanh:
Bạn cần có khả năng phân tích và đưa ra quyết định nhanh chóng khi có sự cố như xe bị hỏng, tắc đường, hoặc trục trặc giấy tờ.
- Sáng tạo trong giải pháp:
Đôi khi, giải pháp truyền thống không hiệu quả. Bạn có thể cần nghĩ đến những cách mới như sử dụng phương tiện vận tải khác, tối ưu lộ trình giao hàng hay tạm thời thay đổi quy trình kho bãi.
Kỹ năng làm việc nhóm và phân chia công việc
Không ai có thể một mình “sống sót” qua mùa cao điểm nên cần:
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng:
Đảm bảo mỗi nhân viên đều biết vai trò, trách nhiệm của mình. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất và tránh tình trạng chồng chéo công việc.
- Hỗ trợ lẫn nhau:
Tạo môi trường làm việc mà mọi người sẵn sàng giúp đỡ nhau. Khi một bộ phận quá tải, các bộ phận khác có thể hỗ trợ để đẩy nhanh tiến độ chung.
Khả năng chịu áp lực và quản lý cảm xúc
Mùa “kẹt hàng” có thể rất căng thẳng nên cần:
- Giữ bình tĩnh:
Kỹ năng này giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt thay vì hành động theo cảm xúc.
- Quản lý stress:
Tìm cách giải tỏa áp lực, tránh để stress ảnh hưởng đến sức khỏe và hiệu suất làm việc.
Lưu ý khác về mùa kẹt hàng logistics, dân trong ngành cần biết
Ngoài các kỹ năng mềm cần có trong ngành nêu trên, dưới đây là những lưu ý quan trọng khác cần nhớ:
Lập kế hoạch trước, không bị động
Về việc lập kế hoạch trước, không bị động:
- Dự báo nhu cầu:
Phân tích dữ liệu từ các năm trước để dự đoán lượng hàng hóa sẽ tăng đột biến. Điều này giúp bạn chuẩn bị nguồn lực sớm.
- Chuẩn bị nguồn lực:
Đàm phán và ký kết hợp đồng với các đối tác vận tải, thuê thêm nhân viên thời vụ, và sắp xếp lại kho bãi trước khi mùa cao điểm bắt đầu.
Tận dụng công nghệ và dữ liệu
Về việc tận dụng công nghệ và dữ liệu:
- Sử dụng hệ thống quản lý:
Áp dụng các phần mềm như WMS (Hệ thống quản lý kho) và TMS (Hệ thống quản lý vận tải) để theo dõi và điều phối hàng hóa một cách hiệu quả hơn.
- Phân tích dữ liệu:
Sử dụng dữ liệu để tìm ra các điểm nghẽn, từ đó đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng.
Ưu tiên và tập trung vào các đơn hàng quan trọng
Về việc ưu tiên, tập trung vào các đơn hàng quan trọng:
- Phân loại hàng hóa:
Xác định những đơn hàng khẩn cấp, quan trọng hoặc có giá trị cao cần được ưu tiên xử lý trước.
- Quản lý kỳ vọng của khách hàng:
Thông báo và cập nhật tình hình chậm trễ một cách trung thực. Điều này giúp khách hàng hiểu và thông cảm, tránh những phản ứng tiêu cực.
Phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả
Về việc phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả:
- Làm việc nhóm:
Đảm bảo tất cả các bộ phận, từ kho, vận tải đến thủ tục hải quan, đều phối hợp chặt chẽ.
- Tìm kiếm giải pháp linh hoạt:
Khi một phương án không khả thi, hãy sẵn sàng tìm kiếm các giải pháp thay thế.
- Luôn giữ bình tĩnh:
Mùa cao điểm sẽ rất căng thẳng. Việc giữ được sự bình tĩnh và tập trung giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.
Bằng cách tuân thủ những lưu ý trên, bạn sẽ có sự chủ động hơn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh và giảm thiểu rủi ro cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Proship đã nêu bật các kỹ năng mềm logistics cần trang bị sẵn để vượt qua “mùa kẹt hàng” nhanh chóng và hiệu quả. Song song đó, chúng tôi cũng giải đáp một cách ngắn gọn, dễ hiểu về khái niệm “mùa kẹt hàng” trong logistics là gì. Mọi thắc mắc liên quan tới vận chuyển, lưu kho, KBHQ, phân luồng tờ khai,…Quý doanh nghiệp có thể liên hệ 0939 999 247 để nhận được phản hồi sớm nhất cũng như tư vấn trực tiếp các dịch vụ bạn quan tâm.
