Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại được quy định thế nào?

x Các doanh nghiệp mới tham gia vào lĩnh vực XNK chưa hiểu rõ hóa đơn thương mại là gì?
x Bạn thắc mắc Hóa đơn thương mại gồm nội dung gì? Quy định những gì?
x Bạn muốn biết hóa đơn thương mại có vai trò gì? Cần lưu ý gì khi lập hóa đơn?

Hóa đơn thương mại là loại chứng từ không thể thiếu trong XNK. Và sau đây, Proship.vn chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc hóa đơn thương mại là gì, vai trò, quy định về hóa đơn thương mại,…cũng như cập nhật mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu mới nhất cho doanh nghiệp bạn tham khảo.

Hóa đơn thương mại là gì? Có vai trò gì?

Sau đây là khái niệm và vai trò của hóa đơn thương mại:

Khái niệm hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại ((tiếng Anh là Commercial Invoice) là Chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể. Hóa đơn thương mại thường do Nhà sản xuất phát hành.

Vai trò của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động XNK, cụ thể:

• Thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, là căn cứ để người bán yêu cầu thanh toán và người mua thực hiện thanh toán;
• Xác định các khoản thuế XNK và cung cấp thông tin cần thiết cho việc KBHQ;
• Đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng và thủ tục XNK.

>>Xem thêm: Logistics là gì? Vai trò của Logistics

Nội dung chi tiết của hóa đơn thương mại

Hiểu hóa đơn thương mại là gì thì việc nắm rõ nội dung trong hóa đơn thương mại cũng cần thiết:

• Người mua: Gồm tên Công ty người mua, địa chỉ, Email, SĐT, Fax, người đại diện,…;
• Người bán: Tên công ty người bán, địa chỉ, email, số fax, SĐT người bán, thông tin người đại diện, số VAT, quốc gia người bán;
• Số Invoice: Số invoice giúp doanh nghiệp dễ tra cứu và xác nhận thông tin hóa đơn cũng như giao dịch kinh doan;
• Ngày Invoice: Invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu;
• Phương thức thanh toán: Thanh toán chuyển tiền T/T; Thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C; Thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P;

• Điều kiện Incoterm: Ghi rõ, đi kèm với địa điểm cụ thể;
• Mô tả chi tiết sản phẩm: Tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng hay chất  lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nội địa nước xuất khẩu cùng số mã hiệu bao gói hàng hóa;
• Số lượng: Tính theo trọng lượng/kích thước của nước giao hàng hoặc của Hoa Kỳ;
• Giá từng mặt hàng;
• Tổng tiền: Tổng trị giá hóa đơn được ghi bằng số và chữ, cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán;
• Loại tiền;
• Các chi phí liên quan: Cước phí vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao  bì, chi phí cont, chi phí đóng gói và các chi phí khác liên quan.

Hóa đơn thương mại quy định thế nào?

Căn cứ Nghị định số 123/2020/TT-BTC về lập hóa đơn GTGT cho hàng xuất khẩu, quy định về hóa đơn thương mại trong xuất khẩu hàng như sau:

CẬP NHẬT MỚI NHẤT HÌNH ẢNH XE ĐẦU KÉO CONTAINER PROSHIP LOGISTICS

• “Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu theo 78/2021/TT-BTC là thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan (ngày xác nhận thông quan).” (điểm c khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/TT-BTC);
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam có ký hiệu là “đ”. Trường hợp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ thì đơn giá, thành tiền, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng tiền thanh toán,…được ghi bằng đơn vị tiền tệ của đồng ngoại tệ.” (điểm C khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/TT-BTC);
• Trường hợp doanh nghiệp nội địa xuất khẩu hàng hóa vào khu vực phi thuế quan: Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC;
• Doanh nghiệp cần ghi chữ nước ngoài trên hóa đơn thì chữ nước ngoài được đặt bên phải và trong ngoặc đơn () hoặc ngay bên dưới dòng chữ tiếng Việt với kích thước chữ nhỏ hơn tiếng Việt;
• Khi xuất khẩu hàng hóa dịch vụ, trên hóa đơn, doanh nghiệp không cần điền vào ô mã số thuế;
• Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua hàng. Vì vậy, trên hóa đơn xuất khẩu không cần có chữ ký của khách hàng mua hàng hay dịch vụ ở nước ngoài.

Nghị định của Chính phủ và Thông tư của Bộ Tài chính về quy định viết hóa đơn xuất khẩu chi tiết như sau:

Theo khoản 1, khoản 2 Điều 8 Nghị định số 123 quy định:

1. Hóa đơn GTGT là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân sau:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.”

Mẫu hóa đơn thương mại và lưu ý cần biết

Cùng Proship cập nhật mẫu Commercial invoice mới nhất và lưu ý khi tạo lập hóa đơn thương mại:

Mẫu hóa đơn thương mại

Hiện tại, hóa đơn thương mại thường do Nhà sản xuất phát hành lên mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu ở Việt Nam rất đa dạng và phong phú.

Lưu ý khi tạo hóa đơn thương mại

Trước khi tạo hóa đơn thương mại cần lưu ý lỗi thường gặp:

• Nhầm lẫn các giấy tờ có nội dung tương tự: Đảm bảo nội dung chính xác, tránh nhầm lẫn với các giấy tờ có nội dung tương tự như hóa đơn xuất nhập khẩu hay hóa đơn đóng gói Packing List;
• Khai báo thiếu thông tin: Thực hiện khai không đầy đủ và chuẩn xác thông tin hàng hóa, ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa;
• Không thể hiện rõ điều kiện giao hàng: Là CIF hay FOB trên hóa đơn thương mại gây hiểu lầm khi xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển;
• Thời gian phát hành: Commercial invoice được lập để làm căn cứ tính tổng giá trị hóa đơn và xác định thuế giá trị xuất khẩu, thường được lập khi đầy đủ về nguồn gốc, chủng loại, số lượng,…

Proship Logistics đã làm rõ hóa đơn thương mại là gì, quy định về hóa đơn thương mại thế nào, nội dung trong mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu gồm những gì. Hóa đơn thương mại có ý nghĩa quan trọng trong giao thương Quốc tế. Đây được xem là một trong những chứng từ cơ bản để làm thủ tục hải quan cho lô hàng quốc tế cũng như xử lý các tranh chấp có thể xảy ra. Mọi thắc mắc liên quan, liên hệ 0909 344 247 để được giải đáp.