x Các cá nhân, doanh nghiệp mới tham gia hoạt động XNK cần hiểu rõ đâu là lỗi sai dễ mất tiền oan nhất?
x Bạn muốn biết cách phòng tránh cũng như vài lưu ý quan trọng khi mới vào ngành xuất, nhập khẩu?
x Và bạn cũng chưa hiểu rõ hậu quả của từng lỗi sai phạm ấy là gì để tránh mắc phải trong XNK?
Trong thời đại hội nhập, xuất nhập khẩu không chỉ dành cho các Tập đoàn lớn mà ngày càng nhiều cá nhân, startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ bước vào thị trường quốc tế. Song khi thiếu kinh nghiệm và hiểu biết chuyên môn, người mới thường mắc những sai lầm đáng tiếc, dẫn đến thiệt hại nghiêm trọng. Cùng Proship.vn khám phá xem các lỗi phổ biến người mới dễ gặp khi học xuất nhập khẩu đó là gì nhé.
6 lỗi sai cơ bản khiến người mới học xuất nhập khẩu mất tiền oan
Người mới học và làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu rất dễ mắc phải những sai lầm khiến họ bị mất tiền oan. Dưới đây là các lỗi phổ biến người mới dễ gặp mà Proship đã tổng hợp được:
1. Thiếu hiểu biết về Incoterms
Incoterms là bộ quy tắc quốc tế về cách diễn giải các điều kiện thương mại, xác định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua.
- Lỗi sai thường gặp: Chọn sai điều kiện Incoterms (như FOB, CIF, EXW) hoặc không hiểu rõ nghĩa vụ của từng bên. Chẳng hạn, một người nhập khẩu chọn điều kiện EXW (Ex Works) nhưng lại không biết rằng mình phải chịu trách nhiệm và chi phí vận chuyển từ kho của người bán.
- Hậu quả: Phải chịu chi phí vận chuyển và rủi ro không lường trước, hoặc bị đối tác lừa đảo vì thiếu kiến thức.
2. Không nắm rõ các điều khoản trong hợp đồng
Là lỗi sai phổ biến nhất và gây thiệt hại lớn nhất. Hợp đồng xuất nhập khẩu có rất nhiều điều khoản phức tạp liên quan đến giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, trách nhiệm của các bên, và các điều khoản khác.
- Lỗi sai thường gặp: Người mới thường chỉ chú trọng vào giá sản phẩm mà không đọc kỹ các điều khoản khác như phí vận chuyển, bảo hiểm, phí phát sinh ở cảng, hay các điều kiện về chất lượng hàng hóa.
- Hậu quả: Có thể phải trả thêm nhiều loại phí không lường trước, bị phạt do giao hàng chậm, hoặc nhận phải hàng không đạt chất lượng nhưng không có cơ sở để khiếu nại.
3. Sai sót trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ là “linh hồn” của mỗi lô hàng. Nếu sai sót, dù là nhỏ nhất có thể khiến hàng hóa bị kẹt lại ở cảng và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi khổng lồ.
- Lỗi sai thường gặp: Sai chính tả, số liệu không khớp giữa các chứng từ (hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ…), sai mã HS Code, hoặc thiếu một loại giấy tờ cần thiết nào đó.
- Hậu quả: Hàng bị kẹt phải làm lại chứng từ, đóng phạt, trả chi phí lưu kho. Lô hàng bị kẹt vài ngày có thể tốn hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đô la.
4. Không tìm hiểu kỹ đối tác
Khi làm việc với đối tác nước ngoài, đặc biệt là những đối tác mới, rủi ro lừa đảo luôn tiềm ẩn.
- Lỗi sai thường gặp: Giao dịch với các công ty không có uy tín, không kiểm tra thông tin doanh nghiệp, chỉ tin vào lời giới thiệu trên mạng.
- Hậu quả: Bị lừa tiền cọc, nhận phải hàng giả, hàng kém chất lượng, hoặc không nhận được hàng.
5. Thiếu kinh nghiệm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan rất phức tạp và thường xuyên thay đổi.
- Lỗi sai thường gặp: Khai sai mã HS Code (mã phân loại hàng hóa), không nắm rõ các chính sách, quy định về thuế, hoặc không chuẩn bị đủ giấy phép cần thiết.
- Hậu quả: Bị phạt hành chính, bị truy thu thuế, hoặc hàng hóa không được thông quan.
6. Không mua bảo hiểm hàng hóa
Nhiều người mới thường bỏ qua việc mua bảo hiểm hàng hóa để tiết kiệm chi phí.
- Lỗi sai thường gặp: Nghĩ rằng hàng hóa sẽ an toàn, không có rủi ro.
- Hậu quả: Nếu hàng bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển (do tai nạn, thiên tai…), bạn sẽ phải tự chịu toàn bộ thiệt hại.
Cách phòng tránh và một vài lưu ý quan trọng
Cách phòng tránh các lỗi phổ biến người mới dễ gặp khi học XNK:
Về hợp đồng và bộ chứng từ
Các sai sót thường gặp trong chứng từ:
- Sai chính tả, sai số liệu: Tên công ty, địa chỉ, số lượng, trọng lượng hàng hóa không khớp giữa các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và vận đơn (Bill of Lading);
- Thiếu chứng từ: Quên Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), Giấy kiểm dịch thực vật (nếu có);
- Thông tin không đồng nhất: Ví dụ, hóa đơn ghi một mức giá nhưng hợp đồng lại ghi mức giá khác, hoặc trọng lượng ghi trên vận đơn khác với trên phiếu đóng gói.
Cách phòng tránh:
- Tạo mẫu chuẩn: Lập một mẫu chứng từ chuẩn cho từng lô hàng, đảm bảo mọi thông tin được điền một cách nhất quán;
- Kiểm tra chéo: Luôn so sánh và đối chiếu thông tin giữa các chứng từ với nhau trước khi gửi đi. Cẩn thận từng con số, từng chữ cái;
- Sử dụng phần mềm: Một số phần mềm khai báo hải quan chính thống có thể giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu.
Về thủ tục hải quan và mã HS
Khai sai mã HS Code sẽ:
- Phát sinh chi phí: Khai sai mã HS dễ dẫn đến việc áp sai mức thuế suất, phải đóng thêm thuế, chịu phạt hành chính (thậm chí lên tới 20% số tiền thuế khai thiếu);
- Chậm trễ thông quan: Hải quan sẽ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa, kéo dài thời gian thông quan, gây tốn kém chi phí lưu kho và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh;
- Rủi ro kiểm tra sau thông quan: Nếu phát hiện khai sai, doanh nghiệp có thể bị đưa vào danh sách “rủi ro cao”, dẫn đến các lô hàng sau đó thường xuyên bị kiểm tra gắt gao hơn.
Cách tra cứu mã HS Code chính xác:
- Biểu thuế XNK: Là tài liệu quan trọng nhất. Hãy tra cứu kỹ lưỡng trong biểu thuế để tìm mã HS tương ứng với mặt hàng của bạn;
- Tham khảo ý kiến chuyên gia: Với những mặt hàng phức tạp nên hỏi ý kiến các công ty dịch vụ logistics hoặc các chuyên gia;
- Xin mã số chuyên ngành: Với một số mặt hàng đặc biệt, bạn có thể gửi hồ sơ đến Cục Hải quan để xin mã số trước khi làm thủ tục.
Về Incoterms
Phân biệt Incoterms 2010 và 2020:
- DAT thành DPU: Trong Incoterms 2020, điều kiện DAT (Delivered At Terminal) được thay thế bằng DPU (Delivered at Place Unloaded). Sự thay đổi này làm rõ rằng địa điểm giao hàng có thể là bất kỳ nơi nào, không chỉ giới hạn ở “bến”;
- Quy định bảo hiểm: CIP trong Incoterms 2020 yêu cầu mức bảo hiểm cao hơn (tương đương điều kiện A của Viện Bảo hiểm Hàng hóa London). CIF vẫn giữ nguyên mức bảo hiểm tối thiểu (điều kiện C).
Lời khuyên: Trước khi ký hợp đồng, hãy đảm bảo bạn và đối tác hiểu rõ nghĩa vụ, chi phí và rủi ro của từng bên theo Incoterms đã chọn, hỏi các chuyên gia logistics để được tư vấn chính xác.
Về tìm kiếm và đánh giá đối tác
Cách tìm đối tác uy tín:
- Tham gia hội chợ, triển lãm thương mại: Là nơi bạn có thể gặp gỡ trực tiếp và đánh giá đối tác;
- Sử dụng các trang TMĐT B2B uy tín: Các trang như Alibaba, Global Sources,…có các công cụ xác minh đối tác;
- Tìm hiểu qua các Hiệp hội ngành nghề: Các hiệp hội thường có danh bạ các doanh nghiệp đã được xác minh.
Cách đánh giá:
- Kiểm tra hồ sơ pháp lý: Yêu cầu đối tác cung cấp giấy phép kinh doanh, thông tin đăng ký doanh nghiệp;
- Tham khảo ý kiến: Nếu có thể, hãy hỏi các đối tác khác đã từng làm việc với họ;
- Thỏa thuận thanh toán an toàn: Nên bắt đầu với các phương thức thanh toán an toàn như L/C (Thư tín dụng), hoặc thanh toán một phần nhỏ tiền cọc. Tránh trả toàn bộ tiền hàng ngay từ đầu.
Trên đây là các lỗi người mới học xuất nhập khẩu dễ mất tiền oan, do đó cần có những phương án phòng tránh hiệu quả nhằm hạn chế thấp nhất mọi rủi ro phát sinh nhiều khoản phí không mong muốn như phí phát sinh tại cảng (Local Charges), phí phạt do sai chứng từ và khai báo hải quan, mất tiền cọc do tin tưởng mù quáng,…Liên hệ ngay 0939 999 247 để được tư vấn, giải đáp tất tần tật các vấn đề liên quan tới các nghiệp vụ XNK, loggistics.
