x Bạn là nhà xuất khẩu, là doanh nghiệp xuất hàng đi nước ngoài đang làm giấy tờ hợp lệ cho lô hàng nhưng chưa biết chuẩn bị những gì?
x Doanh nghiệp bạn mới tham gia vào thị trường xuất khẩu còn non trẻ, thiếu kinh nghiệm nên chưa biết bộ chứng từ xuất khẩu là gì, lợi ích khi chuẩn bị đầy đủ?
x Và bạn quan tâm tới quá trình làm, chuẩn bị chứng từ xuất khẩu hàng hóa cần phải lưu ý những vấn đề gì?
Hãy cùng Proship.vn chúng tôi tìm hiểu xem 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ bao gồm những gì? Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất khẩu theo quy định có lợi gì cho doanh nghiệp, chủ hàng?,…và quá trình chuẩn bị các loại chứng từ này có cần lưu ý gì hay không nhé.
Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa là gì?
Muốn biết 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ hiện nay gồm những gì thì trước tiên cần hiểu Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Chứng từ xuất khẩu là các giấy tờ liên quan đến việc giao dịch và vận chuyển hàng hóa từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu. Chúng vừa đảm bảo tính hợp pháp vừa giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan, thanh toán và giao hàng thuận lợi.
1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ gồm những gì?
Các doanh nghiệp cần lưu ý, 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ gồm:
Nhóm chứng từ vận tải (Transport Documents)
Là chứng từ do hãng vận chuyển hoặc đại lý phát hành, gồm:
- Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB):
Với vận chuyển đường hàng không. Là bằng chứng hợp đồng vận chuyển hàng hóa đường hàng không.
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L):
Với vận chuyển đường biển. Là bằng chứng về việc hàng hóa đã được xếp lên tàu, là hợp đồng vận chuyển và là chứng từ sở hữu hàng hóa.
- Giấy gửi hàng đường bộ (CMR/Road Waybill) / Giấy gửi hàng đường sắt (CIM/Rail Waybill):
Đối với vận chuyển đường bộ hoặc đường sắt.
Nhóm chứng từ thương mại (Commercial Documents)
Là những chứng từ do người xuất khẩu chuẩn bị và phát hành, gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract):
Là văn bản pháp lý thỏa thuận giữa người mua và người bán, quy định chi tiết về hàng hóa, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán, điều kiện giao hàng, quyền và nghĩa vụ các bên.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List):
Liệt kê chi tiết cách thức đóng gói hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, kích thước của từng kiện hàng. Phiếu này giúp hải quan kiểm tra hàng hóa dễ dàng và người nhận hàng kiểm tra số lượng khi nhận.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
Chứng từ quan trọng nhất thể hiện giá trị lô hàng, dùng để thanh toán và khai hải quan. Hóa đơn ghi rõ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán.
- Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – C/Q):
Xác nhận chất lượng của hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn đã thỏa thuận. Chứng từ này có thể do nhà sản xuất, bên thứ ba độc lập hoặc cơ quan kiểm định cấp.
- Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity):
Xác nhận số lượng hàng hóa thực tế.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O):
Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, thường do cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp. C/O giúp người nhập khẩu được hưởng các ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định thương mại tự do (nếu có).
- Các chứng từ khác liên quan đến đặc tính hàng hóa (nếu có):
Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate), Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate), Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate), Bản chỉ dẫn an toàn hóa chất (Material Safety Data Sheet – MSDS),…
Nhóm chứng từ do Cơ quan nhà nước cấp (Regulatory Documents)
Nhóm chứng từ do Cơ quan nhà nước cấp bao gồm:
- Giấy phép xuất khẩu (Export License):
Một số loại hàng đặc biệt (như hàng hóa lưỡng dụng, công nghệ cao, vũ khí,…) có thể yêu cầu giấy phép xuất khẩu do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration):
Chứng từ bắt buộc khai thông tin lô hàng với Cơ quan hải quan nước xuất khẩu.
Nhóm chứng từ bảo hiểm (Insurance Documents)
- Chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) / Hóa đơn bảo hiểm (Insurance Policy):
Nếu hàng hóa được bảo hiểm thì đây là bằng chứng về hợp đồng bảo hiểm giữa người xuất khẩu/nhập khẩu và Công ty bảo hiểm.
Các chứng từ khác (Other Documents)
Các chứng từ khác gồm:
- Giấy ủy quyền (Letter of Authorization):
Nếu việc làm thủ tục được ủy quyền cho bên thứ ba.
- Tín dụng thư (Letter of Credit – L/C):
Nếu phương thức thanh toán là L/C, là cam kết của ngân hàng về việc thanh toán tiền hàng khi người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ hợp lệ.
- Các chứng từ thanh toán khác: Điện chuyển tiền (TT), hối phiếu,…
Lợi ích khi có bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ và chính xác theo quy định pháp luật và yêu cầu của Cơ quan hải quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung từng loại chứng từ để đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót.
Nếu không, việc thiếu các chứng từ cần thiết có thể dẫn đến những rủi ro:
- Người bán có thể không được người mua thanh toán tiền hàng;
- Cơ quan hải quan có thể từ chối thông quan khiến hàng hóa không được giao nhận;
- Nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát,…người bán không có chứng từ chứng minh, có thể không được người mua bồi thường.
Lưu ý quan trọng khi làm chứng từ xuất khẩu
Sau khi đã biết được 1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ gồm những gì thì cũng cần ghi nhớ những lưu ý quan trọng sau:
Lưu ý quan trọng
Không phải tất cả các chứng từ trên đều bắt buộc phải có trong mọi lô hàng xuất khẩu. Tùy thuộc yêu cầu của người mua, điều khoản hợp đồng, và quy định của quốc gia nhập khẩu, danh mục chứng từ sẽ có sự điều chỉnh.
Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ và thống nhất với đối tác nhập khẩu để chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp và đầy đủ nhất.
Đảm bảo chính xác thông tin
Một sai sót nhỏ trong chứng từ xuất khẩu có thể gây ra tình trạng chậm trễ, thậm chí bị từ chối thông quan. Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng và đảm bảo tính chính xác thông tin trên chứng từ là rất quan trọng.
Lưu trữ chứng từ khoa học
Các chứng từ xuất khẩu cần được lưu trữ đầy đủ và có hệ thống, giúp việc kiểm tra lại dễ dàng khi cần thiết. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro trong quá trình làm thủ tục hải quan và giải quyết tranh chấp (nếu có).
Phối hợp hiệu quả với đơn vị Forwarder (FWD), đơn vị logistics uy tín
Proship Logistics hiện là một trong những đơn vị có nhiều kinh nghiệm chuyên sâu trong việc xử lý các chứng từ vận tải và hải quan, giúp bạn tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro trong quá trình xuất khẩu hàng hóa.
1 bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ bao gồm những gì đã được Proship liệt kê ở trên, cùng với đó là lợi ích và lưu ý quan trọng khi làm chứng từ xuất khẩu hàng hóa. Quý doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển, chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan tại các cửa khẩu,…liên hệ ngay 0939 999 247 để được tư vấn và báo giá nhanh các dịch vụ bạn đang quan tâm nhé!
