x Bạn có lô hàng xuất, nhập khẩu cần thuê Forwarder nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng đàm phán với các công ty này?
x Bạn muốn biết lý do tại sao nên làm việc với bên Forwarder khi muốn xuất hoặc nhập một lô hàng?
x Bạn muốn tìm hiểu trước về quy trình làm việc cơ bản của một công ty Forwarder trải qua mấy bước?
Proship.vn chúng tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm làm việc với Forwarder/logistics uy tín sau khi ký kết hợp đồng. Cùng với đó là chỉ ra lý do tại sao doanh nghiệp nên làm việc với một đơn vị Forwarder chuyên nghiệp để hạn chế mọi rủi ro, tối ưu chi phí,…Đồng thời, nếu bạn muốn biết công việc Forwarder là làm những gì, quy trình vận hành ra sao, hãy cùng tìm hiểu qua nội dung sau đây.
Lý do doanh nghiệp nên làm việc với Forwarder (FWD)
Có rất nhiều lý do để các doanh nghiệp này lựa chọn dịch vụ giao nhận vận tải của forwarder (FWD) và trở thành đối tác lâu dài:
Tối thiểu hóa các rủi ro
Rủi ro trong quá trình vận chuyển và xử lý thủ tục hải quan là việc không thể tránh khỏi. Song với kinh nghiệm xử lý nhiều lô hàng, gặp nhiều trường hợp nên khả năng ứng biến của forwarder sẽ nhanh nhạy hơn. Nhờ vậy mà giảm thiểu được tối đa những rủi ro cho doanh nghiệp.
Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Để đưa ra được mức giá tốt nhất cho khách hàng, các forwarder sẽ tận dụng hết khả năng và mối quan hệ để tìm được địa chỉ cung cấp giá tốt nhất. Bên cạnh đó, do nhận và xử lý cho nhiều đơn vị cùng lúc nên mức giá cũng sẽ được tối ưu so với doanh nghiệp tự làm.
Bên cạnh đó, các forwarder có thêm dịch vụ gom hàng nên với những hàng nhỏ lẻ, chưa đủ đầy container. Nên hàng sẽ được vận chuyển đi trong thời gian sớm hơn với chi phí thấp nhất.
Đẩy nhanh năng suất, hiệu quả công việc
Đối với các công ty forwarder, bên cạnh việc hoàn thành công việc thì việc chăm sóc khách hàng cũng là yếu tố vô cùng quan trọng. Do đó, khi thực hiện công việc luôn cố gắng để đạt được hiệu suất tốt nhất phục vụ khách hàng.
Tối ưu nguồn nhân lực
Các đơn vị dịch vụ vận tải forwarder cung cấp đủ các dịch vụ logistics: chứng từ, hải quan, thuế, bộ phận giao tiếp và làm việc với hải quan, vận chuyển,…Các bộ phận này đòi hỏi nguồn nhân lực khá lớn và phải có chuyên môn nghiệp vụ vững chắc.
Để tổ chức được đội ngũ này, doanh nghiệp phải có nguồn lực về tài chính và nhân sự đào tạo cho chuyên môn cao. Trong khi trong công ty forwarder đã có bộ phận này, với kinh nghiệm dày dặn, chuyên môn vững để hỗ trợ các dịch vụ, hỗ trợ khó khăn khi doanh nghiệp cần.
Tiết kiệm thời gian
Tìm đến các forwarder sẽ giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm thời gian, công sức vào việc giao nhận vận tải hàng hóa. Doanh nghiệp sẽ không phải quá lo lắng về các thủ tục rắc rối, phức tạp cũng như những rủi ro xảy ra trong quá trình làm hàng.
Song nếu doanh nghiệp quyết định chọn forwarder thì nên chọn những forwarder chuyên tuyến và có uy tín trong ngành để đảm bảo lô hàng của mình sẽ đến tay khách suôn sẻ và không phát sinh bất cứ phụ phí nào.
Các tiêu chí lựa chọn Forwarder (FWD) uy tín
Trước khi hợp tác, cần đánh giá kỹ lưỡng đối tác làm Forwarder:
Có kinh nghiệm và chuyên môn
- Thâm niên: Ưu tiên các công ty có nhiều năm kinh nghiệm thực chiến trong ngành Logistics, điều này chứng tỏ họ có quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp.
- Chuyên môn hàng hóa: Kiểm tra xem họ có kinh nghiệm vận chuyển loại hàng hóa đặc thù của bạn không (hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh…).
Mạng lưới và đối tác rộng khắp
- Mạng lưới rộng: Forwarder uy tín phải có mạng lưới đối tác (hãng tàu, hãng hàng không) rộng khắp trong nước và quốc tế. Mạng lưới này giúp họ linh hoạt tìm giải pháp thay thế khi có sự cố (kẹt cảng, hủy chuyến).
- Dịch vụ đa dạng: Họ nên cung cấp trọn gói các dịch vụ cần thiết: Vận chuyển, Khai báo Hải quan, Gom hàng lẻ (LCL), Kho bãi, và Bảo hiểm.
Minh bạch về chi phí và quy trình
- Báo giá rõ ràng: Giá cước phải được niêm yết công khai, minh bạch, liệt kê chi tiết các loại phí (Local Charge, THC, phí chứng từ…) để tránh phát sinh chi phí “bất ngờ” sau này.
- Quy trình rõ ràng: Họ phải có khả năng tư vấn rõ ràng về quy định hải quan, HS Code và chính sách thuế liên quan đến lô hàng của bạn.
Kinh nghiệm làm việc với FWD sau khi ký hợp đồng
Sự hợp tác hiệu quả đến từ cả hai phía nên sau khi ký hợp đồng cần:
Cung cấp thông tin chi tiết và kịp thời
- Xác định rõ ràng Incoterms: Điều kiện giao hàng (FOB, EXW, CIF,…) phải được thống nhất rõ ràng để xác định trách nhiệm và chi phí của mỗi bên.
- Cung cấp thông tin hàng hóa (kích thước, trọng lượng, mã HS, ngày Ready date) chính xác tuyệt đối ngay từ đầu.
Phối hợp chứng từ sát sao
- Gửi các chứng từ quan trọng như Shipping Instruction (S/I) đúng hạn theo yêu cầu của Forwarder. Đây là bước quan trọng nhất để Forwarder làm Bill (Vận đơn). Sai sót S/I dẫn đến chi phí tu chỉnh (Amendment fee) rất đắt.
- Khi nhận được bản nháp (Draft) của Vận đơn (B/L), hãy kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết nhỏ (tên, địa chỉ, số lượng, mô tả hàng hóa).
Theo dõi và giải quyết sự cố
- Phản hồi nhanh: Khi Forwarder liên hệ để xin ý kiến hoặc yêu cầu cung cấp thêm tài liệu, hãy phản hồi nhanh chóng. Sự chậm trễ của bạn có thể làm lỡ chuyến tàu/bay hoặc phát sinh chi phí lưu container/lưu kho.
- Theo dõi định kỳ: Yêu cầu Forwarder cung cấp công cụ hoặc thông tin theo dõi lô hàng và thường xuyên cập nhật tình trạng.
- Hợp tác giải quyết: Khi sự cố phát sinh (tắc nghẽn, kiểm hóa, chậm trễ), một Forwarder uy tín sẽ đưa ra các phương án giải quyết (solution) thay vì chỉ báo cáo vấn đề. Hãy cùng họ phân tích và chọn giải pháp tối ưu.
Quy trình vận hành của một Công ty Forwarder
Quy trình công việc Forwarder thường tuân theo các bước rõ ràng nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển thông suốt và đúng kế hoạch:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và yêu cầu vận tải
Khách hàng cung cấp thông tin cho bên làm Forwarder nắm rõ về loại hàng, điểm gửi – điểm đến, thời gian yêu cầu và các điều kiện vận chuyển cụ thể. Forwarder sẽ tư vấn phương án phù hợp nhất.
Bước 2: Báo giá và lập kế hoạch vận tải
Công ty forwarder tính toán chi phí dựa trên khối lượng, phương thức vận tải và các dịch vụ đi kèm, sau đó lên lịch trình chi tiết và lựa chọn đối tác vận tải.
Bước 3: Xử lý chứng từ và khai báo hải quan
Forwarder tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ xuất – nhập khẩu, khai báo với hải quan và hỗ trợ giải quyết các thủ tục pháp lý liên quan đến hàng hóa.
Bước 4: Theo dõi hành trình và cập nhật thông tin
Trong suốt quá trình vận chuyển, forwarder theo dõi sát tiến độ và chủ động cập nhật cho khách hàng tình trạng hàng hóa.
Bước 5: Giao hàng và kết thúc dịch vụ
Hàng được giao đến đúng địa điểm, đúng người nhận. Forwarder hoàn tất hồ sơ và xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.
Proship đã chia sẻ kinh nghiệm cách làm việc với Forwarder/logistics uy tín để các chủ hàng, doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể tham khảo áp dụng hiệu quả sau khi ký kết hợp đồng. Mọi thắc mắc liên quan tới công việc Forwarder, dịch vụ vận chuyển đa phương thức giá rẻ, dịch vụ khai hải quan,…liên hệ ngay 0939 999 247 để nhận được phản hồi sớm nhất về các dịch vụ bạn quan tâm nhé!
