x Bạn đang đau đầu với thủ tục hải quan phức tạp, lo lắng sai sót nhỏ có thể bị phạt và truy thu thuế, hay đơn giản là quá tải với núi giấy tờ, quy trình rườm rà mỗi khi lô hàng về?
x Khi nào là thời điểm thích hợp để giao phó quy trình KBHQ cho các chuyên gia thay vì tự mình xoay sở từ A – Z việc khai báo hải quan?
x Bạn muốn tối ưu hóa tốc độ thông quan để hàng hóa đến tay khách hàng nhanh nhất, giảm rủi ro phát sinh chi phí phạt, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp?
Hãy cùng Proship.vn chúng tôi tìm hiểu xem khi nào nên thuê dịch vụ khai báo hải quan? Việc thuê một đơn vị chuyên trách đứng ra khai hải quan trên phần mềm khai báo hải quan và lo liệu từ A – Z mọi thủ tục liên quan liệu có ổn không, có lợi gì không? Quy trình thuê dịch vụ KBHQ được tiến hành ra sao,…ngay sau đây.
Dịch vụ khai báo hải quan là gì?
Dịch vụ thủ tục hải quan (hay khai báo hải quan) là những dịch vụ được cung cấp bới Công ty loistics thực hiện các công việc thủ tục để thông quan các lô hàng XNK. Và công ty dịch vụ logistics sẽ được hưởng chi phí như thỏa thuận. Hình thức khai hải quan gồm khai thuê hải quan và đại lý hải quan.
Các hoạt động trong Dịch vụ khai báo hải quan gồm:
- Tư vấn và hỗ trợ khai báo hải quan;
- Chuẩn bị hồ sơ hải quan;
- Kiểm tra và phân loại mã HS;
- Theo dõi và xử lý thủ tục thanh toán thuế hải quan;
- Thông quan và xử lý các vấn đề phát sinh.
Nên thuê dịch vụ khai báo hải quan trọn gói khi nào?
Nên cân nhắc thuê dịch vụ khai báo hải quan trọn gói khi doanh nghiệp KHI:
Doanh nghiệp mới thành lập hoặc ít kinh nghiệm XNK
Nếu bạn là một start-up hoặc doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm về XNK, quy trình hải quan có thể rất phức tạp và dễ mắc sai sót. Việc thuê dịch vụ khai báo hải quan trọn gói giúp:
- Đảm bảo tuân thủ quy định: Các đơn vị dịch vụ có chuyên môn sâu về luật pháp, quy định hải quan giúp tránh các lỗi vi phạm không đáng có;
- Tiết kiệm thời gian, công sức: Bạn không cần tìm hiểu từng bước quy trình, dành thời gian tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi;
- Giảm rủi ro: Tránh các sai sót dẫn đến chậm trễ thông quan, phát sinh chi phí phạt hoặc truy thu thuế.
Khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu lớn và thường xuyên
Khi doanh nghiệp có tần suất và khối lượng hàng XNK lớn, việc tự khai báo sẽ trở thành gánh nặng lớn về nhân lực, chi phí. Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói giúp:
- Tối ưu hóa quy trình: Các đơn vị dịch vụ có hệ thống, quy trình chuyên nghiệp, giúp thông quan nhanh và hiệu quả;
- Giảm áp lực nhân sự: Không cần duy trì đội ngũ nhân viên khai báo hải quan lớn, giúp tiết kiệm chi phí lương và đào tạo;
- Đảm bảo tính nhất quán: Xử lý các lô hàng đồng bộ và chuyên nghiệp, tránh sai sót lặp lại.
Hàng hóa đặc biệt, phức tạp hoặc có yêu cầu chuyên biệt
Một số loại hàng hóa đòi hỏi quy trình khai báo phức tạp hơn hoặc cần các loại giấy phép, kiểm định chuyên biệt (như hóa chất, dược phẩm, thiết bị y tế, hàng công nghệ cao, phế liệu…). Trong trường hợp này:
- Kiến thức chuyên sâu: Các đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm xử lý hàng hóa đặc thù, hiểu rõ quy định và thủ tục liên quan;
- Xử lý nhanh gọn: Giúp bạn chuẩn bị đủ hồ sơ, giấy tờ cần thiết để việc thông quan thuận lợi, tránh tình trạng hàng bị giữ lại hay phát sinh phí lưu kho;
- Tư vấn pháp lý: Cung cấp thông tin và tư vấn các quy định, chính sách mới nhất liên quan đến loại hàng hóa.
Muốn tập trung vào năng lực cốt lõi của doanh nghiệp
Nếu bạn muốn dành toàn bộ nguồn lực và sự tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị cốt lõi như sản xuất, marketing, bán hàng, phát triển sản phẩm, thì việc thuê ngoài dịch vụ khai báo hải quan là cần thiết, vì giúp:
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Giải phóng đội ngũ của bạn khỏi các công việc hành chính, để họ tập trung vào chuyên môn chính;
- Tăng cường hiệu suất kinh doanh: Đảm bảo chuỗi cung ứng được thông suốt, không bị gián đoạn bởi các vấn đề hải quan.
Yêu cầu sự chính xác và minh bạch cao
Các công ty dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp thường có hệ thống quản lý hồ sơ và quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch, giúp bạn:
- Kiểm soát chặt chẽ: Dễ theo dõi và kiểm tra tình trạng hồ sơ, quá trình thông quan;
- Đảm bảo tính chính xác: Hạn chế tối đa sai sót trong quá trình khai báo, giảm thiểu rủi ro bị phạt hoặc truy thu thuế sau này.
Lợi ích vượt trội khi thuê dịch vụ khai báo hải quan
Lợi ích khi doanh nghiệp thuê dịch vụ khai báo hải quan:
Mạng lưới quan hệ rộng
Mối quan hệ tốt với hải quan, cơ quan giám định, cảng vụ, hãng tàu là lợi thế lớn của các công ty dịch vụ. Nhờ đó, quá trình thông quan được đẩy nhanh, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng hiệu quả công việc.
Luôn cập nhật quy định mới nhất
Thông tư, Nghị định liên quan đến hải quan thay đổi liên tục. Nếu doanh nghiệp không theo kịp, việc khai báo sai hoặc chậm trễ là điều khó tránh, thậm chí bị phạt. Trong khi đó, các Công ty dịch vụ chuyên nghiệp luôn cập nhật thông tin hàng ngày, nhanh chóng điều chỉnh để đảm bảo đúng quy định.
Xử lý chứng từ nhanh chóng, chuyên sâu
Khai báo hải quan không chỉ đòi hỏi kỹ năng cơ bản mà còn cần kiến thức sâu rộng về ngoại thương, thanh toán quốc tế, điều kiện giao hàng và các tiêu chí hưởng ưu đãi thuế (C/O). Công ty dịch vụ, với đội ngũ giàu kinh nghiệm, có thể xử lý mọi bộ chứng từ nhanh gọn, đồng thời đưa ra giải pháp tối ưu, đúng luật và tiết kiệm chi phí.
Quy trình thuê dịch vụ khai báo hải quan
Để thuê dịch vụ khai báo hải quan, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình khai thuê hải quan sau:
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ khai báo hải quan của khách, kiểm tra và tư vấn bổ sung nếu thiếu/sai sót;
- Bước 2: Nhận chữ ký số trực tiếp từ khách hàng hoặc lấy thông tin CKS gián tiếp;
- Bước 3: Khai báo thông tin trên phần mềm khai báo hải quan, hệ thống hải quan điện tử VNACSS;
- Bước 4: Chờ phân luồng để chuẩn bị hồ sơ hoặc cử nhân viên xuống kiểm hóa cùng hải quan;
- Bước 5: Thông báo thuế phải nộp cho khách hàng và nộp hộ nếu khách hàng có nhu cầu;
- Bước 6: Thông quan tờ khai và lấy hàng cho khách;
- Bước 7: Tư vấn khách hàng bổ sung hồ sơ còn nợ hải quan (nếu có) sau khi thông quan trả hàng về kho.
Qua đây, doanh nghiệp xuất nhập khẩu đã biết khi nào nên thuê dịch vụ khai báo hải quan trọn gói và cách thức cơ bản tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm khai báo hải quan ra sao cũng như lợi ích của việc thuê dịch vụ KBHQ là gì để có sự cân nhắc phù hợp nhất cho từng trường hợp, từng loại hàng, nhóm hàng,…Liên hệ ngay 0939 999 247 cho Proship Logistics để được tư vấn và báo giá các dịch vụ khai hải quan, ủy thác XNK nhanh uy tín.
