x Doanh nghiệp cần chuẩn bị những công cụ kỹ thuật và tài khoản pháp lý nào để bắt đầu khai báo?
x Quy trình nhập liệu và truyền tờ khai trên phần mềm VNACCS diễn ra theo các bước cụ thể nào?
x Cách phân biệt và xử lý các kết quả phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ) sau khi hoàn tất khai báo là gì?
Sau đây, Proship.vn sẽ hướng dẫn khai hải quan điện tử VNACCS từng bước chi tiết, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình thông quan hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
VNACCS/VCIS: Khái niệm, vai trò và lợi ích hệ thống
Để thực hiện quy trình nghiệp vụ một cách chính xác, trước tiên doanh nghiệp cần nắm vững những thông tin cơ bản về nền tảng vận hành thông qua phần tổng quan sau:
Khái niệm VNACCS/VCIS
VNACCS/VCIS là hệ thống thông quan tự động và cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ hải quan của Việt Nam. Hệ thống này bao gồm hai thành phần chính:
- VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System): Hệ thống thông quan hàng hóa tự động. Đây là nơi tiếp nhận dữ liệu từ doanh nghiệp, xử lý thông tin và thực hiện việc thông quan hàng hóa;
- VCIS (Vietnam Customs Intelligence Information System): Hệ thống thông tin tình báo hải quan. Đây là phân hệ dành riêng cho cán bộ Hải quan để phục vụ công tác quản lý rủi ro, kiểm soát và giám sát hàng hóa dựa trên các tiêu chí nghiệp vụ.
Hệ thống được xây dựng và triển khai dựa trên nền tảng công nghệ của hệ thống NACCS (Nhật Bản), chính thức vận hành tại Việt Nam từ năm 2014.
Vai trò và lợi ích của hệ thống VNACCS
Việc áp dụng hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS mang lại những giá trị cụ thể trong quy trình quản lý xuất nhập khẩu:
- Tính chính xác và minh bạch: Hệ thống tự động kiểm tra lỗi logic cơ bản, tính toán thuế suất và phản hồi phản hồi trạng thái xử lý một cách công khai, giúp hạn chế sai sót do yếu tố chủ quan;
- Giảm thiểu hồ sơ giấy: Doanh nghiệp thực hiện khai báo qua phần mềm và đính kèm chứng từ điện tử (V5), giúp giảm bớt các loại giấy tờ vật lý cần nộp trực tiếp tại chi cục hải quan;
- Tối ưu hóa thời gian: Quy trình xử lý dữ liệu được tự động hóa. Đối với hàng hóa thuộc luồng xanh, thời gian từ khi truyền tờ khai đến khi có kết quả thông quan chỉ mất từ 1 đến 3 giây;
- Linh hoạt về địa điểm: Cho phép thực hiện khai báo tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet và không bị giới hạn bởi thời gian hành chính trong khâu truyền dữ liệu.
Hướng dẫn các bước khai hải quan điện tử VNACCS
Quy trình hướng dẫn khai hải quan điện tử VNACCS (áp dụng phổ biến trên phần mềm ECUS5-VNACCS) được trình bày theo trình tự kỹ thuật như sau:
Hướng dẫn khai tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách khai tờ khai hải quan qua 6 bước cốt lõi trên hệ thống:
Bước 1: Đăng nhập và tạo tờ khai mới
Đầu tiên trước khi khai tờ khai hải quan bạn cần đăng nhập vào phần mềm khai báo hải quan điện tử đã được kết nối với hệ thống VNACCS. Tại giao diện chính, chọn chức năng tạo tờ khai mới (nhập khẩu hoặc xuất khẩu).
Bước 2: Khai báo thông tin chung cho khai tờ khai hải quan
Ở bước này, bạn cần điền các thông tin tổng quan về lô hàng. Đây là những thông tin cơ bản nhưng có vai trò định hình cho toàn bộ cách khai tờ khai hải quan sau này:
- Mã loại hình: Chọn mã phù hợp với mục đích xuất nhập khẩu;
- Cơ quan hải quan: Chọn đúng chi cục hải quan nơi bạn sẽ làm thủ tục;
- Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu: Điền chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế. Nếu sử dụng dịch vụ, cần điền thông tin đại lý hải quan.
Bước 3: Khai báo thông tin hàng hóa
Đây là phần quan trọng nhất trong cách khai tờ khai hải quan, quyết định đến số thuế và chính sách quản lý:
- Mã HS và mô tả hàng hóa: Khai báo mã HS code chính xác cho từng mặt hàng, đi kèm mô tả rõ ràng;
- Số lượng và đơn vị tính: Điền đúng số lượng theo đơn vị tính trên hóa đơn;
- Trị giá hải quan và thuế suất: Nhập trị giá tính thuế cho từng mặt hàng và áp dụng thuế suất (thuế nhập khẩu, VAT,…) tương ứng;
- Thông tin C/O, Giấy phép: Nếu hàng hóa có C/O ưu đãi hoặc giấy phép nhập khẩu, cần khai báo số và ngày của các chứng từ này.
Bước 4: Khai báo thông tin vận tải và cảng
Các thông tin trên vận đơn sẽ được sử dụng ở bước này:
- Số vận đơn (B/L hoặc AWB): Nhập chính xác số vận đơn. Trường hợp tờ khai xuất chưa có vận đơn khi khai báo, người khai thực hiện xin số định danh hàng hóa, hệ thống sẽ cấp số quản lý hàng hóa (số định danh) cho lô hàng xuất khẩu và người khai hải quan sử dụng số đó để khai tại ô này;
- Tên tàu/Số chuyến bay: Điền tên phương tiện vận chuyển, ngày hàng đi dự kiến;
- Cảng đi/Cảng đến: Ghi rõ cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
Bước 5: Khai báo các thông tin khác (nếu có)
Một số thông tin bổ sung có thể cần khai báo bao gồm:
- Điều kiện giao hàng (Incoterms): Ví dụ như CIF, FOB, EXW;
- Phương thức thanh toán: Ví dụ như T/T, L/C.
Bước 6: Kiểm tra, ký số và gửi tờ khai
Hoàn tất cách khai tờ khai hải quan bằng việc kiểm tra, ký số và gửi tờ khai:
- Kiểm tra kỹ các cảnh báo lỗi của hệ thống;
- Sử dụng chữ ký số để xác thực tờ khai;
- Sau khi ký số, bạn gửi tờ khai đến Cơ quan hải quan và chờ hệ thống phản hồi kết quả phân luồng (Luồng Xanh, Vàng, Đỏ).
Các sai sót thường gặp và phương án khắc phục khi khai báo VNACCS
Sau khi nắm được các bước hướng dẫn khai hải quan điện tử VNACCS ở trên, người khai báo cần lưu ý các lỗi phổ biến dưới đây để đảm bảo tiến độ thông quan:
Sai sót trong xác định trị giá hải quan
- Hệ quả: Hệ thống có thể đưa tờ khai vào danh sách nghi vấn gian lận, dẫn đến việc phải tham vấn giá hoặc kiểm tra sau thông quan, gây đình trệ hàng hóa tại cảng.
- Phương án xử lý: Kiểm soát chặt chẽ các điều kiện giao hàng (Incoterms) như CIF, FOB để tính toán trị giá chính xác. Khi có sự thay đổi, cần chuẩn bị bộ hồ sơ giải trình chi tiết về các khoản điều chỉnh liên quan đến trị giá.
Sai lệch mã số hàng hóa (HS Code)
- Hệ quả: Dẫn đến việc áp dụng sai thuế suất, phát sinh các khoản truy thu thuế hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính về thời hạn và nội dung khai báo.
- Phương án xử lý: Trường hợp phát hiện sai sót trước khi thông quan, thực hiện nghiệp vụ khai bổ sung trên phần mềm. Nếu hàng đã thông quan, doanh nghiệp phải lập công văn giải trình và cung cấp các tài liệu kỹ thuật, chứng từ chứng minh để thực hiện điều chỉnh mã HS.
Thiếu sót về điều kiện kiểm tra chuyên ngành
- Hệ quả: Hàng hóa không đủ điều kiện thông quan và buộc phải lưu kho, phát sinh chi phí lưu bãi đáng kể.
- Phương án xử lý: Chủ động rà soát danh mục hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành để hoàn thiện giấy phép trước khi truyền tờ khai chính thức. Trong một số trường hợp đặc biệt, có thể thực hiện nghiệp vụ đưa hàng về bảo quản để chờ kết quả kiểm tra.
Sự cố kỹ thuật và truyền tin hệ thống
- Nguyên nhân: Do cấu trúc file XML không tương thích, gián đoạn đường truyền internet hoặc xung đột dữ liệu trên phần mềm khai báo.
- Phương án xử lý: Kiểm tra định dạng dữ liệu theo tiêu chuẩn hệ thống, sử dụng tính năng sao lưu dữ liệu hiện tại và thực hiện gửi lại gói tin thông qua các công cụ hỗ trợ hoặc cổng dự phòng của hệ thống hải quan.
Trên đây là các bước hướng dẫn khai hải quan điện tử VNACCS chi tiết, hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình thông quan một cách thuận lợi và chính xác. Nếu quý khách hàng gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình nhập liệu hoặc cần tư vấn sâu hơn về thủ tục xuất nhập khẩu, hãy liên hệ ngay với Proship qua Hotline 0939 999 247 để được hỗ trợ kịp thời.
